Möge die Macht mit der Digitalisierung sein

Middleware-Projekte erfolgreich gestalten

Der Millennium-Falke von Lego besteht aus rund 7.500 Einzelteilen. Aufwendige Details, wie etwa zwei Vierlingslaser-Kanonen, eine verborgene Blaster-Kanone, die absenkbare Einstiegsrampe, das Cockpit mit abnehmbarem Kabinendach, austauschbare Sensorschüsseln, der Maschinenraum mit Hyperantrieb und Bedienkonsole, ein im Boden versteckter Stauraum, zwei Luken zur Rettungskapsel, eine Technikkonsole und eine Zustiegsleiter zur Geschützstation, lassen das Herz eines jeden Star-Wars-Fans höherschlagen. Für sich allein betrachtet, ist jedes Bauteil nur ein kleiner Legostein. Fügt man die 7.500 Teile zusammen, ergibt sich jedoch etwas ganz Neues, etwas ganz Großes. Gleiches gilt für die Einführung einer Middleware, die es mittelständischen Unternehmen gestattet, Milliarden von Daten aus verschiedenen Quellsystemen zu managen.

Obi-Wan Kenobi ist Geschäftsführer der Firma Sternenkampf. Als Visionär ist ihm bewusst, dass er in seinem Unternehmen zahlreiche Veränderungsprozesse anstoßen muss, um es zukunftssicher aufzustellen. Aus diesem Grund ruft er alle relevanten Abteilungsleiter zusammen: den IT-Leiter C-3PO, den Vertriebsleiter Luke Skywalker und die Marketingchefin Leia Organa. Mit am Tisch sitzt auch Investor Darth Vader, der tiefgreifenden Veränderungen eher skeptisch gegenübersteht. Der Anlass für das Treffen dürfte vielen mittelständischen Unternehmen bekannt sein: Die IT-Landschaft der Firma Sternenkampf gestaltet sich höchst heterogen. Jeder Geschäftsbereich betreibt eigene Systeme, die nicht miteinander verknüpft sind. Darum ist es nicht möglich, Daten zwischen den Systemen auszutauschen – sofern geschäftsrelevante Informationen überhaupt in den Systemen abgelegt sind und nicht auf Rechnern oder in den Postfächern der Mitarbeiter liegen. Daten in Silos vorzuhalten, wirkt sich negativ auf die Prozesseffizienz aus: Selbst einfache Abläufe, wie etwa die Erfassung einer Bestellung, kosten die Mitarbeiter der Firma Sternenkampf enorm viel Zeit. Darum möchte Obi-Wan Kenobi den Informationsfluss zwischen den Systemen verbessern und den vorhandenen Datenbestand konsolidieren, um die Zielsysteme mit den benötigten Informationen effizient versorgen zu können.

Systeme nahtlos miteinander verbinden

Um das zu bewerkstelligen, verfolgt IT-Leiter C-3PO den Ansatz, die vorhandenen Bestandssysteme miteinander zu vernetzen: das Warenwirtschaftssystem, die Product-Information-Management-Lösung (PIM), das Customer-Relationship-Management-Tool (CRM) und die E-Commerce-Lösung. Hierfür gibt es generell zwei Vorgehensweisen: Alle Systeme direkt miteinander zu verknüpfen, ist wegen der Vielzahl an 1:1-Verbindungen sehr aufwändig, komplex und fehleranfällig. Darum entscheidet sich C-3PO für die Einführung einer Middleware, die für einen reibungslosen Datenfluss zwischen den Systemen sorgt. Die Lösung der Firma Sternenkampf setzt sich aus zwei Komponenten zusammen: einem Datenintegrations-Tool und einer Datenbank. Während das Datenintegrations-Tool einen nahtlosen Datenfluss zwischen den Systemen gewährleistet, lassen sich geschäftsrelevante Daten aus bestimmten Quellsystemen mithilfe von ETL-Prozessen (Extrahieren – Transformieren – Laden) für individuelle Bedürfnisse strukturiert modellieren, aufbereiten und verwalten. In der angebundenen Datenbank wiederum sind die Daten konsolidiert vorgehalten. Sie dienen sowohl als Quelle für weitere Systeme und das Reporting als auch als Sicherheit – für den Fall, dass die übrigen IT-Systeme ausfallen. Neben einer solchen Architektur sind auch andere Ansätze denkbar. Welches Vorgehen ein Mittelständler bevorzugt, hängt von den jeweiligen Prozessen, den individuellen Anforderungen und der vorhandenen IT-Landschaft ab. Einzige Voraussetzung ist, dass die Middleware flexibel genug ist, um verschiedene Lösungsansätze abzubilden und zu unterstützen. Daneben ist es wichtig, dass die Lösung mit dem jeweiligen Unternehmen dynamisch wachsen kann. Nur so ist sichergestellt, dass es nach der initialen Implementierung und Integration möglich ist, weitere Systeme anzudocken und miteinander zu vernetzen beziehungsweise nicht mehr benötigte Bestandssysteme abzulösen. 

Stakeholder und Mittarbeiter überzeugen

Da IT-Leiter C-3PO mit dem Alltagsgeschäft voll ausgelastet ist und das Projekt allein nicht stemmen kann, holt er sich externe Unterstützung: Meister Yoda ist ein erfahrener Digitalisierungsdienstleister, der sich im Mittelstand sehr gut auskennt. Er setzt nicht nur komplexe technische Projekte um, sondern bietet auch Beratung und Support. Doch fachliche Expertise ist nicht alles. Obi-Wan Kenobi und C-3PO wissen, dass bei Projekten, die das komplette Unternehmen betreffen und mit einem tiefgreifenden Wandel der Unternehmenskultur einhergehen, viele weitere Faktoren erfolgsentscheidend sind. Zum einen sind bewährte Prozesse zu optimieren und neue Entscheidungen zu treffen – auch solche, die nichts mit der eigentlichen Lösung zu tun haben, etwa im Hinblick auf das Housekeeping der vorhandenen Daten und Bestandssysteme. Zum anderen sind mehrere Stakeholder ins Boot zu holen – auch weil sich die Neuerungen nicht nur auf die IT selbst, sondern auch auf Fachbereiche wie Marketing, Vertrieb und Produktion auswirken. Darum sind C-3PO und Meister Yoda gefordert, sich mit den Ansprüchen und Wünschen, aber auch den Vorbehalten von Vertriebsleiter Luke Skywalker, Marketingchefin Leia Organa und Investor Darth Vader auseinanderzusetzen und zwischen den Parteien zu vermitteln, um etwaigen Konflikten vorzubeugen oder um sie zu lösen. 

Professionelles Change-Management ist entscheidend

Als IT-Dienstleister muss Meister Yoda nicht nur ein verlässlicher Beratungs- und Implementierungspartner auf Augenhöhe sein, sondern auch das Change-Management begleiten und den Dialog mit den Mitarbeitern der Firma Sternenkampf fördern: Warum ist das Projekt sinnvoll? Welche Methodik kommt zum Einsatz? Und warum? Welche Ziele sind angestrebt? Wie wirken sich die Veränderungen auf das Tagesgeschäft aus? Auf individuelle Befindlichkeiten einzugehen, ist dabei unerlässlich: Während manche Mitarbeiter dem Wandel gegenüber offen sind, zeigen sich andere eher skeptisch und nehmen eine abwehrende Haltung ein. Jegliche Bemühungen in Sachen Change-Management sollten auf ein Ziel einzahlen: Es gilt, Kreativität unter den Mitarbeitern freizusetzen und Raum für neue Ansätze sowie Denkweisen zu schaffen. Die Mitarbeiter mitzunehmen und einzubeziehen, ist für den Erfolg eines zukunftsweisenden Projekts dieser Art sehr wichtig. Da es trotz größter Anstrengungen kaum gelingen kann, alle Zweifler im Vorfeld zu überzeugen, ist ein agiles, iteratives und flexibles Vorgehen empfehlenswert. Kleine Schritte umzusetzen und erste Teilerfolge aufzuzeigen, überzeugt sogar Darth Vader.

Vereinfachter IT-Betrieb und neue Erkenntnisse

Die Middleware bringt die Firma Sternenkampf in strategischer und operativer Hinsicht einen großen Schritt weiter. IT-Leiter C-3PO kann sich erstmalig einen Überblick darüber verschaffen, welche und wie viele Daten es system- und abteilungsübergreifend überhaupt gibt und wie es um ihre Qualität steht. Wie gut ist die Datenqualität im jeweiligen Quellsystem? Welche Daten fehlen oder liegen mehrfach vor? Auch weiß er nun, wie sich die verschiedenen Datenmodelle der einzelnen Quellsysteme voneinander unterscheiden oder ob sogar neue Datenmodelle zu definieren sind. Zudem kann er die benötigten Daten bedarfsgerecht mixen und matchen, um sie in das jeweilige Zielsystem auszuspielen. Die Middleware schafft die nötige Transparenz, um die vorhandenen Datenmodelle entsprechend modernisieren beziehungsweise anpassen zu können.

Daten konsolidieren, um die Datenqualität zu verbessern

Aufgrund historisch gewachsener Datenbestände und Systeme haben viele mittelständische Unternehmen mit einer eher schlechten Datenqualität zu kämpfen. Insbesondere Kundennummern und Produkt-IDs sind oft nicht eindeutig – ganz zu schweigen von der nötigen Datenkonsistenz. So hatte auch die Firma Sternenkampf Schwierigkeiten damit, Kundennummern zu vereinheitlichen. Vor Einführung der Middleware hat sie in einigen Quellsystemen auf Basis der Entität „Konto“ gearbeitet. Darunter fielen Informationen, wie etwa Name und Anschrift. Die Entität „Firma“ gab es nicht – was sich als durchaus problematisch gestaltet, als das mittelständische Unternehmen eine CRM-Lösung einführt, die auf Basis der Entität „Firma“ operiert. Diesen Missstand hat erst die Middleware offenbart, weil es zuvor wenig Anknüpfungspunkte zwischen den jeweiligen Fachbereichen gab. Über die Middleware ist es nun möglich, die Daten in den Quellsystemen derart zu aggregieren, dass sie die Anforderungen des Zielsystems CRM an die Entität „Firma“ erfüllen.

Digitalisierung ist ein fortlaufendes Projekt

Auch wenn sich die erzielten Teilerfolge durchaus sehen lassen können, sind sich Obi-Wan Kenobi, C-3PO und Meister Yoda darüber im Klaren, dass es sich beim Umgang mit einer Middleware um ein fortlaufendes Projekt handelt. Gleiches gilt für den Millennium-Falken von Lego. Selbst wenn der ambitionierte Star-Wars-Fan tausende Legosteine zu einem kompletten Raumschiff zusammengefügt hat, gibt es da noch Bausätze für den Todesstern, den Starfighter, den Sandcrawler, den Blockadebrecher Tantive IV und viele weitere Lego-Modelle. Möge die Macht mit der Digitalisierung sein.

Autor: Dario Waechter